Wspierając pasję, budując społeczność

Inicjatywa „Paczki dla Klubów” stanowi jeden z kluczowych programów społeczności Kluby Gier Planszowych. Ma ona na celu wzmocnienie lokalnych klubów poprzez pośredniczenie im wsparcia w postaci bezpłatnych zestawów gier planszowych od wydawców. Powstała w połowie 2019 roku, z założeniem wspierania pracy społecznej i bezpłatnych działań animacyjnych prowadzonych przez kluby, umożliwiając im dotarcie coraz szerszym wyborem programów wydawniczych do coraz szerszego grona odbiorców, a przez to wydatnie wspierając promowanie gier planszowych w ich środowiskach lokalnych.

Koncepcja i założenia formuły Paczek dla Klubów

U podstaw „Paczek dla Klubów” leży prosta idea: wydawnictwa gier planszowych przekazują bezpłatne gry klubom zrzeszonym w społeczności Kluby Gier Planszowych. Wydawca, będący sponsorem danej edycji, w porozumieniu z koordynatorem z ramienia naszej społeczności przygotowuje i rozsyła do wybranych przez siebie klubów zestawy gier. Gry te mają służyć klubom w ich działalności na rzecz lokalnych społeczności, angażując zarówno stałych uczestników, jak i docierając do nowych osób. Inicjatywa ma więc strategiczny cel wykorzystania istniejącej infrastruktury i zasięgu lokalnych klubów do promocji hobby poza grono obecnych entuzjastów, a także do budowania więzi społecznych poprzez wspólną rozrywkę.

Dla wydawnictw „Paczki dla Klubów” stanowią szansę na zwiększenie widoczności programu wydawnictwa w środowiskach lokalnych oraz budowanie miejsc promujących kulturę grania. Inicjatywa wpisuje się jednocześnie w koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu, umożliwiając wyposażanie klubów w narzędzia pracy społecznej. Co istotne, przyjęto zasadę „jak najmniej dodatkowej pracy dla wydawcy„, gdyż większość zadań organizacyjnych spoczywa na społeczności klubów, reprezentowanej przez koordynatora akcji.

Dla wspieranych w ten sposób klubów udział w „Paczkach dla Klubów” oznacza bezpośrednie wzmocnienie poprzez dopływ nowych i różnorodnych gier. To z kolei zwiększa możliwości klubów w zakresie oferowania szerszego wachlarza doświadczeń i przyciągania nowych uczestników. Udział w inicjatywie jest ograniczony do klubów będących członkami grupy Kluby Gier Planszowych, t.j. posiadających wpis w naszym Katalogu Klubów i spełniających warunki określone w formularzu zgłoszeniowym. Szczegółowe zasady inicjatywy określa jej regulamin.

Harmonogram działań między koordynatorem a wydawcą

Przed ogłoszeniem startu akcji „Paczki dla Klubów” koordynator i współpracujące wydawnictwo przechodzą przez kilka kluczowych etapów:

• Deklaracja udziału i ustalenie zawartości paczek: Wydawnictwo deklaruje chęć udziału, podając planowaną liczbę i zawartość paczek, jakie chce zaproponować. Skład paczek może określić samodzielnie lub poprosić o sugestię koordynatora. Wydawnictwo może ustalić paczki „na sztywno” wedle aktualnych potrzeb promocyjnych (z myślą o grach premierowych, z myślą o odświeżeniu starszych tytułów, proponując paczki kierowane do różnych rodzajów klubów) lub uzgodnić z koordynatorem projekt formularza, który pozwoli klubowi samodzielnie wybrać gry wedle swoich potrzeb.
• Ustalenie terminarza akcji: Po ustaleniu liczby i składu paczek, koordynator uzgadnia z wydawcą harmonogram akcji.
• Projektowanie formularza zgłoszeniowego i grafik: Koordynator projektuje formularz zgłoszeniowy oraz grafiki akcji – samodzielnie albo we współpracy z grafikiem wydawcy.
• Zatwierdzenie formularza, grafik i harmonogramu: Wydawnictwo zatwierdza formularz zgłoszeniowy i grafiki, a w razie potrzeby ustala z koordynatorem poprawki. Obie strony zatwierdzają też harmonogram akcji.
• Rola koordynatora: Koordynator na każdym etapie uzgodnień czy realizacji akcji pozostaje do dyspozycji, starając się wyręczać wydawnictwo w możliwie jak największym zakresie.

Działania po ogłoszeniu startu akcji

Po oficjalnym ogłoszeniu startu edycji „Paczki dla Klubów”, działania koncentrują się na komunikacji z klubami i procesie dystrybucji:

• Komunikacja z klubami: Koordynator komunikuje start akcji Klubom uprawnionym. Zwykle czas na zgłoszenia klubów to 7-10 dni. Uprawnionymi do zgłoszenia się są kluby współtworzące Katalog Klubów na dzień poprzedzający ogłoszenie danej edycji Paczek dla Klubów.
• Przesłanie arkusza zgłoszeń do wydawcy: Po upływie czasu na zgłoszenia, koordynator generuje arkusz z deklaracjami i danymi wysyłkowymi i przesyła go wydawcy.
• Decyzja wydawcy i wskazanie klubów: Wydawnictwo zapoznaje się ze zgłoszeniami klubów i wskazuje kluby, którym chce wysłać paczki z grami. Sugerowany czas na decyzję wydawcy to do 7 dni. Ostateczna decyzja w sprawie wyboru Klubów należy do sponsorującego gry Wydawcy, który może kierować się sugestiami administratora Grupy bądź koordynatora akcji. Decyzję wydawnictwa koordynator ogłasza postem w grupie Klubów.
• Organizacja wysyłki: Wydawnictwo organizuje wysyłkę paczek na podstawie danych wysyłkowych przekazanych przez koordynatora .
• Monitorowanie realizacji działań klubów: Koordynator moderuje – komunikatami przypominającymi – realizację zadeklarowanych działań Klubów. Sugerowany czas realizacji dla klubów to 3 miesiące.
• Przygotowanie i zatwierdzenie formularza sprawozdania*: Koordynator przygotowuje formularz sprawozdania, a wydawca zatwierdza go – w razie potrzeby proponując poprawki do pytań. Sugerowany czas na sprawozdanie to 7-10 dni.
• Udostępnienie formularza sprawozdania i moderacja: Koordynator udostępnia klubom uczestniczącym w akcji formularz sprawozdania, moderuje proces składania sprawozdań, generuje arkusz zbiorczy i przesyła go wydawcy.
  
  *od edycji #16 formularz sprawozdania jest przygotowywany i komunikowany jednocześnie z formularzem zgłoszeniowym Paczek dla Klubów.

Zobowiązania klubów-beneficjentów

Kluby, które otrzymają paczki, są zobowiązane do:

• Sumiennego i terminowego wywiązania się z działań zaproponowanych w formularzu zgłoszeniowym lub wskazanych przez Wydawcę;
• Gromadzenia dowodów realizacji działań dla celów sprawozdawczych;
• Aktywnego i systematycznego informowania o wykorzystaniu otrzymanych gier w swoich kanałach informacyjnych oraz w grupie facebookowej Klubów;
• Dbałości o właściwe oznaczenie w postach mediów społecznościowych Wydawcy, grupy Kluby Gier Planszowych oraz treści (oznaczenia na Facebooku, wykorzystanie hasztagów);
• Zebrania efektów działań w raporcie i przesłania go w uzgodnionej formie i terminie.

Sumienne wywiązywanie się z tych zobowiązań przez kluby wzmacnia pozytywny wizerunek całej społeczności Klubów Gier Planszowych i samej inicjatywy „Paczki dla Klubów”.

Zrealizowane edycje

Od 2019 roku zrealizowano wiele edycji „Paczek dla Klubów” we współpracy z różnymi wydawnictwami:

• Paczki dla Klubów #1 (1/2019) Tactic Games
• Paczki dla Klubów #2 (2/2019) Trefl Joker Line
• Paczki dla Klubów #3 (3/2019) Lucrum Games
• Paczki dla Klubów #4 (1/2021) Tactic Games
• Paczki dla Klubów #5 (2/2021) Edgard Games
• Paczki dla Klubów #6 (3/2021) Tactic Games
• Paczki dla Klubów #7 (4/2021) Rebel
• Paczki dla Klubów #8 (1/2022) Tactic Games
• Paczki dla Klubów #9 (2/2022) Tactic Games
• Paczki dla Klubów #10 (1/2023) Nasza KSięgarnia
• Paczki dla Klubów #11 (2/2023) Piatnik
• Paczki dla Klubów #12 (3/2023) Muduko
• Paczki dla Klubów #13 (1/2024) Piatnik
• Paczki dla Klubów #14 (2/2024) Portal Games
• Paczki dla Klubów #15 (3/2024) Tactic Games
• Paczki dla Klubów #16 (4/2024) Muduko
• Paczki dla Klubów #17 (1/2025) Muduko
• Paczki dla Klubów #18 (2/2025) Ravensburger
• Paczki dla Klubów #19 (3/2025) (obecnie w przygotowaniu)

Znaczenie „Paczek dla Klubów”

Inicjatywa „Paczki dla Klubów” zaznaczyła już swój bezpośredni i pozytywny wpływ na lokalne kluby gier planszowych, zapewniając im cenny dopływ nowych gier bez ponoszenia kosztów. Wzmacnia to ich pozycję jako kluczowych ośrodków dla entuzjastów gier planszowych. Poprzez wspieranie klubów w organizacji wydarzeń, „Paczki dla Klubów” poszerzają dostęp do hobby gier planszowych i wzmacniają więzi społeczne. Stanowią również cenny łącznik między wydawcami a społecznością graczy, przyczyniając się do ogólnego wzrostu i rozwoju hobby gier planszowych w Polsce.

Dla Wydawnictw: „Paczki dla Klubów” to uczciwa inicjatywa, która pozwala na celowe i skuteczne pośredniczenie wsparcia, realizując przy tym cele wydawcy, takie jak osadzanie marki w środowiskach lokalnych i realizacja w sposób ekonomiczny i rozsądny postulatu społecznej odpowiedzialności biznesu. Przy minimalnym zaangażowaniu operacyjnym, wydawnictwa mają realny wpływ na rozwój społeczności graczy i promocję swoich produktów.

Dla Klubów: Przystąpienie do społeczności Kluby Gier Planszowych i aplikowanie o wsparcie w ramach „Paczek dla Klubów” to szansa na wzbogacenie oferty klubu o nowe tytuły i zwiększenie atrakcyjności spotkań klubowych dla członków i nowych uczestników. Proces aplikacji i późniejsze zobowiązania są czytelnie określone, a zaangażowanie klubów w promocję gier i raportowanie przyczynia się do wzmacniania pozytywnego wizerunku całej społeczności.

Zachęcamy wydawnictwa gier planszowych do rozważenia współpracy w ramach kolejnych edycji „Paczek dla Klubów”, a kluby do dołączenia do naszej społeczności i aktywnego udziału w tej cennej inicjatywie!