Regulamin akcji „Paczki dla Klubów”

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorami inicjatywy Paczki dla Klubów są wspólnie:
   a) sponsorujący daną edycję akcji Wydawca oraz
   b) Społeczność Kluby Gier Planszowych reprezentowana w tym przypadku przez jej moderatora i administratora jej grupy facebookowej, Marcina Szramę, lub przez osoby przez niego wyznaczone.
2. Formularze: aplikacyjny i sprawozdawczy oraz harmonogram Akcji publikuje się dla zainteresowanych na serwerze Discord Społeczności Kluby Gier Planszowych.
3. Informacje o realizowanej akcji (bez publikacji formularza zgłoszeniowego) Społeczność ogłasza w swoich social mediach na Facebooku. Inicjatywa nie jest przy tym stworzona, administrowana, wspierana ani sponsorowana przez Facebook. Facebook jest znakiem towarowym zastrzeżonym przez Facebook, Inc. Facebook jest zwolniony z odpowiedzialności przez każdego uczestnika Akcji.
4. Nadzór nad prawidłowością i przebiegiem Akcji, tj. udzielaniem informacji na temat Akcji oraz rozpatrywaniem zastrzeżeń i wątpliwości, sprawuje w zakresie przestrzegania procedury Akcji – administrator grupy, a w zakresie dotyczącym typowania beneficjentów – partnerujące danej odsłonie Akcji Wydawnictwo. Decyzja Organizatorów w tych materiach jest ostateczna.

§ 2. UCZESTNICY AKCJI

1. Uczestnikami Akcji mogą być kluby gier planszowych z wpisem do Katalogu Klubów dokonanym najpóźniej w dzień poprzedzający ogłoszenie danej edycji Paczek, i które:
   a) prowadzą fanpage klubu na Facebooku i/lub profil klubu na Instagramie,
   b)  aktywnie wypełniają warunki współpracy w rozumieniu pkt 22. Regulaminu Społeczności,
   c) a także spełniają wszystkie warunki udziału wymienione w formularzu zgłoszeniowym obowiązujące dla niej.
2. Jeżeli Wydawnictwo wyrazi na to zgodę wyraźną zgodę – uczestnikami Akcji mogą być również Przyjaciele Klubów ze znacznikiem na Mapie Klubów.
3. W przypadku, gdy do Akcji zgłosi się klub, który brał udział w którejś z poprzednich edycji Paczek dla Klubów, a nie wywiązał się ze zobowiązań wskazanych w § 5. niniejszego Regulaminu, jego zgłoszenie zostanie przesłane do Wydawcy z wyraźną adnotacją o zaistniałych zaległościach.
4. Kluby, które uzupełniły zaległości wobec Organizatorów po stwierdzeniu braku wywiązania się z podjętych przez nie zobowiązań w ramach poprzednich edycji Paczek dla Klubów, traktowane są jak kluby bez zaległości. W takim przypadku informacja o zaległościach, o której mowa w punkcie 3., przestaje być przekazywana Wydawcom.

§ 3. PRZEDMIOT AKCJI

1. Przedmiotem Akcji są zestawy gier przygotowane przez Wydawnictwo współorganizujące daną odsłonę Paczek dla Klubów. 
2. Liczba zestawów, liczba gier w każdym zestawie i ich dobór są autonomiczną decyzją Wydawcy.
3. Wydawca przekazuje wytypowanym w ramach Akcji Klubom bezpłatnie i bezzwrotnie.

§ 4. ZASADY UBIEGANIA SIĘ O PACZKI DLA KLUBÓW

1. Kluby aplikują o zaoferowane przez Wydawcę zestawy gier poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego opublikowanego na serwerze Kluby Gier Planszowych na Discordzie.
2. Formularz zgłoszeniowy wypełnia w imieniu Klubu jego Reprezentant.
3. Terminy: przyjmowania zgłoszeń, podania rozstrzygnięcia Akcji oraz wysyłki gier do klubów, a także termin i link do formularza sprawozdawczego wskazane są w formularzu dla danej odsłony Akcji. Odpowiednie informacje mogą być przekazywane także w komunikacie w Grupie Klubów.
4. Formularz zgłoszeniowy służy określeniu, które z ubiegających się o zestawy gier kluby najlepiej będą w stanie odpowiedzieć na oczekiwania Wydawnictwa odnośnie aktywnego wykorzystania otrzymanego wsparcia i efektywności promowania gier w środowisku lokalnym, a z punktu widzenia Społeczności – wsparciu przede wszystkim klubów najaktywniej rozwijających współpracę międzyklubową w jej ramach.
5. Ostateczna decyzja w sprawie wyboru klubów, które otrzymają wsparcie w ramach Akcji należy do sponsorującego gry Wydawcy. 
6. Wydawca może kierować się przy podejmowaniu decyzji sugestiami administratora Grupy lub osób przez niego wyznaczonych do koordynowania Akcji.

§ 5. ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTÓW

1. Klub lub Przyjaciel Klubów, który w wyniku decyzji Wydawnictwa oferującego gry w danej odsłonie Akcji stanie się beneficjentem tej Akcji zobowiązany jest do:
   1. sumiennego, terminowego wywiązania się z działań zaproponowanych przez siebie w formularzu zgłoszeniowym lub wskazanych bezpośrednio przez Wydawcę;
   2. gromadzenia dowodów realizacji tych działań dla celów sprawozdawczych (np. liczba osób, które zostały zapoznane z daną grą w ramach działań klubu, widoczność działań klubu w środowisku lokalnym);
   3. aktywnego i systematycznego informowania w dostępnych bez konieczności dołączania czy logowania się mediach klubu o wykorzystaniu otrzymanych gier w działaniach klubu oraz poprzez udostępnianie tych treści w grupie facebookowej Kluby Gier Planszowych;
   4. zawierania – w trakcie trwania danej edycji Akcji – w postach dotyczących wykorzystania pozyskanych gier klauzuli o treści:  
      
      “[Tytuły gier] otrzymaliśmy w ramach akcji Paczki dla Klubów realizowanej wraz z wydawnictwem [nazwa wydawnictwa] przez ogólnopolską społeczność Kluby Gier Planszowych, którą współtworzymy.”
      
      oraz właściwego oznaczania w postach publikowanych w mediach społecznościowych Wydawcy, grupy bądź fanpage’u Kluby Gier Planszowych oraz treści (oznaczenia na Facebooku, wykorzystanie hasztagów);
   5. zebranie efektów działań realizowanych w oparciu o otrzymane gry w sprawozdaniu i przesłanie go w formie i terminie uzgodnionym przez administratora grupy z Wydawcą.

§ 6. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI ORGANIZATORÓW

1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzetelność i prawdziwość danych Uczestników Akcji, w tym za brak możliwości przekazania zestawów gier z przyczyn leżących po stronie Uczestnika, w szczególności, jeśli ten nie podał prawdziwego adresu do korespondencji lub podane dane są niepełne lub nieaktualne.
2. Organizatorzy oświadczają, że mogą – dostępnymi sobie środkami – przeprowadzić kontrolę danych zamieszczanych przez Uczestników w zakresie rzetelności i prawdziwości.
3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek zakłócenia w działaniu łącz teleinformatycznych, serwerów, interfejsów, przeglądarek oraz platform na których realizowana jest Akcja.

§ 7. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych udostępnianych przez Reprezentantów klubów zgłaszających udział w Akcji są Organizatorzy.
2. Podanie przez Reprezentanta klubu danych osobowych oraz kontaktowych w formularzu zgłoszeniowym Akcji ma charakter dobrowolny lecz niezbędny do przystąpienia klubu do Akcji. Osobom udostępniającym dane przysługuje prawo dostępu do tych danych, ich zmiany bądź usunięcia.
3. Dane osobowe Uczestników Akcji będą przetwarzane przez Organizatorów wyłącznie w celu dokonania czynności niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia Akcji.
4. Dane osobowe Uczestników Akcji będą przechowywane przez Organizatorów tylko przez okres niezbędny do przeprowadzenia Konkursu i wydania nagród wyróżnionym Uczestnikom.
5. Dane są podawane na zasadach dobrowolności, przy czym w zakresie uczestnictwa w Akcji wymagana jest rejestracja na portalu społecznościowym Facebook oraz dołączenie do serwera Kluby Gier Planszowych na Discordzie.
6. W momencie usunięcia danych Uczestnik traci możliwość uczestnictwa w Akcji.

§ 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin wszedł w życie z dniem 23 września 2019 r., z ostatnimi zmianami 30.10.2025 r. i obowiązuje do odwołania.
2. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i inne przepisy prawa.
3. Regulamin Konkursu dostępny jest na stronie www.klubygierplanszowych.pl, poprzez link w formularzu zgłoszeniowym danej odsłony Akcji oraz poprzez ewentualne linki w komunikatach w social mediach społeczności Kluby Gier Planszowych.