Regulamin akcji „Paczki dla Klubów”

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorami inicjatywy Paczki dla Klubów są wspólnie:
   a) sponsorujący daną edycję akcji Wydawca oraz
   b) Społeczność Kluby Gier Planszowych reprezentowana w tym przypadku przez jej moderatora
   i administratora jej grupy facebookowej, Marcina Szramę, lub przez osoby przezeń wyznaczone.
2. Akcja jest realizowana poprzez grupę Kluby Gier Planszowych, przy czym formularze aplikacyjne publikuje się dla zainteresowanych na dedykowanym serwerze Discord.
3. Informacje o realizowanej akcji (bez publikacji formularza zgłoszeniowego) Społeczność ogłasza w swoich social mediach na Facebooku. Inicjatywa nie jest przy tym stworzona, administrowana, wspierana ani sponsorowana przez Facebook. Facebook jest znakiem towarowym zastrzeżonym przez Facebook, Inc. Facebook jest zwolniony z odpowiedzialności przez każdego uczestnika Akcji.
4. Nadzór nad prawidłowością i przebiegiem Akcji, tj. udzielaniem informacji na temat Akcji oraz rozpatrywaniem zastrzeżeń i wątpliwości, sprawuje w zakresie przestrzegania procedury Akcji – administrator grupy, a w zakresie dotyczącym typowania beneficjentów – partnerujące danej odsłonie Akcji Wydawnictwo. Decyzja Organizatorów w tych materiach jest ostateczna.

§ 2. UCZESTNICY AKCJI

1. Uczestnikami Akcji mogą być Kluby Gier Planszowych, będące członkami Grupy KLUBY GIER PLANSZOWYCH z wpisem do Katalogu Klubów na dzień poprzedzający ogłoszenie danej edycji Akcji i spełniające wszystkie warunki udziału wymienione w formularzu zgłoszeniowym obowiązujące dla niej oraz – jeżeli Wydawnictwo wyrazi na to zgodę – Przyjaciele Klubów ze znacznikiem na Mapie Klubów.
2. Uczestnicy poprzedniej edycji Paczek dla Klubów, którzy nie wywiązali się ze zobowiązań wskazanych w § 5. niniejszego regulaminu zostają wyłączeni z dwóch następujących po niej edycji Akcji.

§ 3. PRZEDMIOT AKCJI

1. Przedmiotem Akcji są zestawy gier przygotowane przez Wydawnictwo współorganizujące daną odsłonę Paczek dla Klubów. 
2. Liczba zestawów, liczba gier w każdym zestawie i ich dobór są autonomiczną decyzją Wydawcy.
3. Wydawca przekazuje wytypowanym w ramach Akcji Klubom bezpłatnie i bezzwrotnie.

§ 4. ZASADY UBIEGANIA SIĘ O PACZKI DLA KLUBÓW

1. Kluby aplikują o zaoferowane przez Wydawcę zestawy gier poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego opublikowanego na serwerze Kluby Gier Planszowych na Discordzie.
2. Formularz zgłoszeniowy wypełnia w imieniu Klubu jego Reprezentant.
3. Terminy: przyjmowania zgłoszeń, podania rozstrzygnięcia Akcji oraz wysyłki gier do Klubów wskazane są w formularzu dla danej odsłony Akcji. Odpowiednie informacje mogą być przekazywane także w komunikacie w Grupie Klubów.
4. Formularz zgłoszeniowy służy określeniu, które z ubiegających się o zestawy gier Kluby najlepiej będą w stanie odpowiedzieć na oczekiwania Wydawnictwa odnośnie aktywnego wykorzystania otrzymanego wsparcia i efektywności promowania gier w środowisku lokalnym. 
5. Ostateczna decyzja w sprawie wyboru Klubów, które otrzymają wsparcie w ramach Akcji należy do sponsorującego gry Wydawcy. 
6. Wydawca może kierować się przy podejmowaniu decyzji sugestiami administratora Grupy.

§ 5. ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTÓW

1. Klub lub Przyjaciel Klubów, który w wyniku decyzji Wydawnictwa oferującego gry w danej odsłonie Akcji stanie się beneficjentem tej Akcji zobowiązany jest do:
   1. sumiennego, terminowego wywiązania się z działań zaproponowanych w formularzu zgłoszeniowym lub wskazanych bezpośrednio przez Wydawcę; 
   2. gromadzenia dowodów realizacji tych działań dla celów sprawozdawczych (np. liczba osób, które zostały zapoznane z daną grą w ramach działań Klubu, widoczność działań Klubu w środowisku lokalnym);
   3. aktywnego i systematycznego informowania w dostępnych bez konieczności dołączania czy logowania się mediach klubu o wykorzystaniu otrzymanych gier w działaniach Klubu oraz poprzez udostępnianie tych treści w Grupie Klubów;
   4. zawierania w postach dotyczących pozyskanych gier informacji o otrzymaniu ich w ramach akcji Paczki dla Klubów realizowanej we współpracy Społeczności Kluby Gier Planszowych z danym Wydawnictwem oraz właściwe oznaczenie w postach publikowanych w mediach społecznościowych Wydawcy, grupy bądź fanpage’u Kluby Gier Planszowych oraz treści (oznaczenia na Facebooku, wykorzystanie hasztagów);
   5. zebranie efektów działań realizowanych w oparciu o otrzymane gry w raporcie i przesłanie go w formie i terminie uzgodnionym przez administratora grupy z Wydawcą.

§ 6. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI ORGANIZATORÓW

1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzetelność i prawdziwość danych Uczestników Akcji, w tym za brak możliwości przekazania zestawów gier z przyczyn leżących po stronie Uczestnika, w szczególności, jeśli ten nie podał prawdziwego adresu do korespondencji lub podane dane są niepełne lub nieaktualne.
2. Organizatorzy oświadczają, że mogą – dostępnymi sobie środkami – przeprowadzić kontrolę danych zamieszczanych przez Uczestników w zakresie rzetelności i prawdziwości.
3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek zakłócenia w działaniu łącz teleinformatycznych, serwerów, interfejsów, przeglądarek oraz platform na których realizowana jest Akcja.

§ 7. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych udostępnianych przez Reprezentantów Klubów zgłaszających udział w Akcji są Organizatorzy.
2. Podanie przez Reprezentanta Klubu danych osobowych oraz kontaktowych w formularzu zgłoszeniowym Akcji ma charakter dobrowolny lecz niezbędny do przystąpienia Klubu do Akcji. Osobom udostępniającym dane przysługuje prawo dostępu do tych danych, ich zmiany bądź usunięcia.
3. Dane osobowe Uczestników Akcji będą przetwarzane przez Organizatorów wyłącznie w celu dokonania czynności niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia Akcji.
4. Dane osobowe Uczestników Akcji będą przechowywane przez Organizatorów tylko przez okres niezbędny do przeprowadzenia Konkursu i wydania nagród wyróżnionym Uczestnikom.
5. Dane są podawane na zasadach dobrowolności, przy czym w zakresie uczestnictwa w Akcji wymagana jest rejestracja na portalu społecznościowym Facebook.
6. W momencie usunięcia danych Uczestnik traci możliwość uczestnictwa w Akcji.

§ 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin wszedł w życie z dniem 23 września 2019 r., z ostatnimi zmianami 11.06.2025 r. i obowiązuje do odwołania.
2. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i inne przepisy prawa.
3. Regulamin Konkursu dostępny jest na stronie www.klubygierplanszowych.pl, poprzez link w formularzu zgłoszeniowym danej odsłony Akcji oraz poprzez ewentualne linki w komunikatach w Grupie Klubów.