Spotkanie online w formule TeachMe, zrealizowane 24.11.2021 r. okazało się bardzo owocnym w przemyślenia i wnioski uczestników. Zgodnie z obietnicą daną wszystkim niemogącym być, a zainteresowanym, podsumuję poruszaną w trakcie dyskusji tematykę i wnioski. Oczywiście zastrzegam, że to będzie w pewnym sensie moja interpretacja tego, co zostało powiedziane, zasygnalizowane czy zaproponowane. Musicie więc rozumieć to streszczenie jako swobodne “tłumaczenie”, a nie jakiś protokół. Zresztą może i dobrze, jeśli ten tekst stanie się przyczynkiem do dalszych rozważań i rozmów.
Na początku chcę powiedzieć, że spotkanie przebiegało w przemiłej atmosferze. I chyba wszystkich nas cieszyło, że wypowiadający się nie bali się mówić otwarcie. Było rzeczowo, konstruktywnie i z akcentem na poszukiwanie najlepszych rozwiązań.
I
Rozmawialiśmy w gronie przedstawicieli kilkunastu klubów oraz osób zajmujących się grami planszowymi zawodowo. Byli z nami: Beata Sawoń z wydawnictwa Egmont, Merry Nowak-Trzewiczek z Portal Games, Magdalena Włodarczyk z Albi, Dorota Mazurek z magazynu Świat Zabawek, Jakub Kaim z Tactic Games Oddział w Polsce oraz Łukasz Pogoda z IPN.
Punktem wyjścia i kanwą rozmowy była próba zidentyfikowania potrzeb wydawnictw oraz klubów i pytania: Czy i jak wiele naszych potrzeb można uznać za wspólne? Czy nasze potrzeby są zawsze przejrzyste, racjonalne, racjonalnie zaspokajane? A może są po części sprzeczne, albo wprost kłopotliwe.
Dyskusję otworzyła wypowiedź Beaty z wydawnictwa Egmont, która – doceniając rolę klubów – przyznała, że prawda o współpracy nie jest wcale taka różowa. Podkreśliła, że przede wszystkim kluby są różne. Niekoniecznie jest tak, że mają wystarczającą samoświadomość swojego charakteru, celów i potrzeb. Zwróciła uwagę na nieprzemyślany sposób formułowania próśb w korespondencji. Wysyłanie maili w stylu “Przyślijcie coś” nie jest dobrym pomysłem na zainteresowanie wydawcy dla swojego projektu czy działania.
Oczekiwania wobec klubów ze strony wydawnictwa Egmont są takie, że dobrze by było, żeby kluby zrozumiały przede wszystkim, jaki jest charakter jego programu wydawniczego. Są to gry rodzinne, proste w zasadach, skierowane w większości do młodego gracza, a sama działalność marketingowa obliczona jest na możliwie szeroką dystrybucję informacji o tych grach w społeczeństwie. Z tego powodu największą szansę na współpracę mają kluby wychodzące na zewnątrz, do swoich lokalnych społeczności i do grupy docelowej tego wydawcy. Także w swojej pracy medialnej.
Beata uświadomiła nas, że kluby obecnie rywalizują w kontekście działań marketingowych wydawców z influencerami, którzy mają ogromne zasięgi, tymczasem nasze social media nie zawsze potrafią wykorzystać swój potencjał w docieraniu szerzej. A wydawcy przeliczają swoje działania na efekty.
Ponadto działania klubów wpadają coraz częściej do tego samego koszyka, co działania bibliotek albo domów kultury. Dlatego podpowiadałaby klubom szukać partnerów w tych właśnie instytucjach. Albo podejmować wręcz próby formalizowania się jako stowarzyszenia lub fundacje, aby zapewnić sobie środki finansowe na swoje plany.
Co natomiast bardzo wyraźnie wybrzmiało też z wypowiedzi Beaty jako najmocniejszy atut klubów, to fakt, że są one rzeczywiście miejscami, gdzie zainteresowani mogą zapoznać się z grą i wejść w nią w kontakt fizycznie. To działa na korzyść wydawnictw, ponieważ gry wciąż nie są takim produktem, który ludzie chcą kupować “w ciemno”, po samej tylko okładce czy opisie.
Z największych trudności jakie ma Egmont w zakresie współpracy z klubami, to zdecydowanie za mało czasu na ich obsługę. Dział planszówkowy w Egmoncie to zespół zaledwie trzyosobowy. W takim kontekście już chociażby nieoptymalnie napisany mail z propozycją współpracy skazuje potencjalnie sprawę na niepowodzenie.
Nawiązaliśmy przy okazji w rozmowie do apelu Beaty, który pojawił się kiedyś postem na naszej Grupie, a w którym prosiła kluby o podawanie pełnych danych kontaktowych i danych do wysyłki już w pierwszym mailu. Ten post przyniósł jakiś skutek, bo na jakiś czas poprawił jakość maili od klubów. Niestety okazuje się, że wciąż komunikacja ze strony prowadzących kluby bywa nieoptymalna aż do tego stopnia, że potrafią się zdarzyć maile bez podpisu z imienia i nazwiska, co najwyżej jakimś pseudonimem. Innym problemem maili od klubów jest przesyt informacji bez właściwego związku z problemem – maile przypominają ścianę tekstu, z którego trudno i z dużym nakładem czasu musi dopiero wyłuskiwać kluczowe fakty i sens prośby.
Wątek komunikacji podjęła też Magda z Albi. Jako, że w jej firmie tylko ona jedna obsługuje sprawy planszówkowe, cały ciężar komunikowania się w tym obszarze spada na nią – oczywiście także maile klubów. Magda dokładnie nakreśliła oczekiwania, jakie ma wobec piszących do wydawnictwa. Prosi o pisanie językiem konkretów: Kontaktujący się w imieniu klubu powinien krótko wskazać, o co prosi, dlaczego, w jakim celu, do jakiej grupy docelowej i jak licznej kierowane będzie zaplanowane działanie. Chciałaby też dowiedzieć się, czego oczekuje klub w ramach wsparcia – czy interesują go tylko gry zafoliowane, czy mogą to być gry z uszkodzonym opakowaniem albo poprezentacyjne, ale wciąż kompletne i zdatne do grania, a może nie potrzebuje akurat gier, tylko czegoś na drobne nagrody – kubki lub kalendarze, które Albi także ma w swojej ofercie.
Także ona nadmieniła, że niezbędnym elementem korespondencji jest komplet danych kontaktowych, tj. imię, nazwisko osoby kontaktowej w klubie, dane do wysyłki, adres mailowy i numer telefonu. Przyznała szczerze, że korespondencja z klubami bywa czasami trudna. Jako przykład wskazała swoją niedawną ofertę z poprezentacyjnymi grami, które zaoferowała klubom w Grupie. Mimo tego że zaznaczyła, iż propozycja dotyczy tylko wskazanych, starszych tytułów, a nie nowości wydawnictwa, zdarzył się mail w stylu “Czy mogę prosić o Gloomhaven”. Innym przejawem niewystarczającej oględności w kontaktach z nią był mail, w którym jeden z prowadzących wyraził zainteresowanie oferowanymi grami w sposób mniej więcej taki: “To ja poproszę.”, tak jakby to w interesie przekazującego gry wydawcy było samodzielne ustalanie, kto prosi i dokąd należałoby gry nadać.
Magda zasygnalizowała także innego rodzaju problem, jaki niekiedy napotyka w kontaktach z klubami: Niewystarczającą przejrzystość w kwestii klubowej biblioteczki. Niektóre sytuacje, z jakimi się spotkała sugerowały de facto, że za prośbą o wsparcie dla klubu stoi intencja wyłudzenia darmowej gry do własnej kolekcji piszącego, który pod pojęciem klubu rozumiał grupę znajomych z którymi grał – najczęściej w okolicznościach bardzo prywatnych. W tym miejscu przypomina mi się nasza dyskusja o upublicznianiu biblioteczki klubów, jaką kiedyś prowadziliśmy w Grupie. Symptomatyczne, że część rozmówców pomysł dążenia do większej przejrzystości w tym względzie mocno wtedy negowała. Być może do dyskusji o upublicznianiu zawartości szafek trzeba by było wrócić. To też element wychodzenia na zewnątrz i dystrybucji informacji o możliwości grania w pozyskiwane przez nas tytuły.
Problem komunikacji pojawił się także w wypowiedziach Merry z Portal Games. Również ona bardzo ceni sobie konkretny i bezpośredni kontakt klubami. Do tego także maksymalnie zwięzły, bez wodolejstwa. Ponieważ inaczej niż pozostałe wydawnictwa reprezentowane na spotkaniu, Portal nie rozdaje gier do klubów, a współpracuje z nimi w oparciu o wypożyczanie swoich games roomów, idealną sytuacją jest, gdy klub wyznaczy jedną konkretną osobę odpowiedzialną za taki games room. Taka osoba powinna być osobą kontaktową dla wydawnictwa i kuriera obsługującego przesyłkę, to znaczy musi być odpowiednio dyspozycyjna.
Portalowe Games Roomy to ogromne paczki gier, wypożyczane na okres bodaj 3 tygodni. Paulina z klubu SKAMA w odniesieniu do tego ograniczonego terminu zauważyła, że to nie jest optymalna propozycja dla klubów takich jak jej, gdzie do dyspozycji jest mnóstwo gier i trudno nagle w trakcie takich trzech tygodni zadysponować (głównie dzieciom) wyłączenie z grania wszystkich pozostałych, żeby skoncentrować się tylko na ogrywaniu Games Roomów. Próbowała kiedyś i nie wyszło. Stwierdziliśmy za to, że dla klubów ze względnie skromną biblioteczką, albo ze starszymi graczami jest to forma wsparcia jak najbardziej interesująca. Z mojego doświadczenia wiem, że to też okazja do budowania wspołpracy między klubami. Do naszego Graczyna na zaawansowane tytuły z Games Roomu przyjeżdżali gracze z zielonogórskiego Trzymaj Pion. Nowosolanie grali raczej w gry lżejsze i rodzinne.
Pytaliśmy o możliwość dostosowania zawartości takiego Games Roomu do charakteru danego klubu. Merry wytłumaczyła nam, że to jest niemożliwe. Każdy taki zestaw zawiera po części inny, szeroki zestaw gier, ale dla wydawnictwa nie byłoby optymalnym ściąganie go do siebie i przepakowywanie każdorazowo pod zgłoszone potrzeby. Takich pakietów krąży po Polsce kilka i wędrują one po prostu między jednym klubem a drugim. Merry ubolewała nieco, że niektóre kluby niewystarczająco wykorzystują potencjał tego rodzaju wsparcia, bo grupa odbiorców Games Roomów bywa w nich nazbyt ograniczona. Intencją wydawnictwa jest natomiast, żeby dzięki gościnie takiej paczki w danym miejscu, z grami mogło zapoznać się jak najwięcej osób.
W celu zaproszenia do klubu jednego z Games roomów od Portalu można pisać poprzez dedykowany formularz kontaktowy na stronie wydawnictwa. Warto pamiętać, żeby zgłosić się co najmniej na 6 tygodni wcześniej przed planowanym wydarzeniem czy np. cyklem spotkań z grami Portalu.
Rozmowa o modusie współpracy Portalu z klubami zahaczyła również o kwestie turniejów. Merry wyjaśniła, że zasadniczo Portal nie organizuje turniejów. Nie zamyka się jednak zupełnie na ciekawe pomysły i inicjatywy i zawsze można o nich porozmawiać. Przede wszystkim ważne jest, żeby klub miał dobrze przemyślany plan i umiał do niego przekonać, głównie w kontekście efektów działania.
Merry – powtarzając po części postulaty Beaty – wskazała, że dla wydawcy warunkiem sensu współpracy z klubem jest przede wszystkim posiadanie przez niego swojego profilu w co najmniej jednym portalu społecznościowym (Facebook, Instagram, TikTok etc.) i odpowiednia aktywność na nich, pokazująca wykorzystanie gier.
Merry znalazła czas na podsumowanie swoich refleksji postem na naszej Grupie, warto do niego zajrzeć.
II
Oczywiście nie tylko na komunikowaniu potrzeb i oczekiwań wydawców wobec klubów skupiała się nasza rozmowa. Jeśli przeważnie przy głosie byli nasi goście, to tylko dlatego, że opowiadali nam o sprawach, które okazały się dla nas niezwykle interesujące. Myślę, że nawet osoby dość mocno obeznane w meandrach współpracy na linii klub – wydawca, mogły zyskać całkiem nieoczywisty obraz tego, jak się nawzajem postrzegamy i w jakich uwarunkowaniach działamy.
Jedną z najcenniejszych konkluzji spotkania było stwierdzenie, że również i wydawnictwa różnią się między sobą w sposobie reagowania na takiego partnera, jakim jesteśmy my. Mogliśmy dostrzec i to, jak bardzo podejście wydawców zależy po prostu od obawy przed ewentualnym dołożeniem im dodatkowej pracy. To co mi dopowiedziała Magda z Albi już po spotkaniu, będzie może takim podkreśleniem tej refleksji: Podczas gdy my sprawami klubów zajmujemy się w swoim wolnym czasie, osoby w wydawnictwach muszą mieścić to w ramach swojego dnia pracy. Magda wyraziła obawę, że niekoniecznie wszyscy prowadzący kluby sobie ten fakt uzmysławiają i to po części może budować czasem wrażenie dystansu ze strony wydawców. Przede wszystkim dobrze byłoby dostrzegać w sobie nawzajem przede wszystkim ludzi, a dopiero potem osoby mogące ewentualnie pomóc w realizacji zamierzeń.
Czego ważnego w kwestii tych różnic między wydawcami się dowiedzieliśmy: Na pewno powinniśmy bardzo zwracać uwagę na preferowany w danym wydawnictwie kanał komunikacji. O ile Merry nie ma problemu, a nawet woli korespondować przez messengera, medium dla niej mniej kłopotliwe i formalne, to już większość rozmówców wskazywała, że lubi dbać o swoją prywatność i niekoniecznie lubi odczytywać wiadomości na messengerze, a już szczególnie nie w dziwnych porach dnia i nocy. Dlatego najoptymalniejszym sposobem skomunikowania się będzie po prostu napisanie (sensownego!) e-maila.
Przypomniano nam także, że – pisząc z prośbą – dobrze na pewno jest znać zakres pomocy czy formy współpracy jakie jest gotowy realizować ze swojej strony wydawnictwo.
W tym jednak miejscu pojawiła się – nie tylko ze strony klubów! – uwaga, że wciąż nie jest przecież tak, że kluczowe informacje są ogólnie dostępne i łatwe do znalezienia. A już początkujący prowadzący kluby zupełnie się gubią w takiej niewiedzy. Mówiliśmy tu konkretnie o deklarowanych formach współpracy, czy ogólnie o tym, czego można od wydawcy oczekiwać, a nawet – jak się okazało – samym sposobie, w jaki należy się do niego zgłaszać.
Pojawił się pomysł zebrania takich informacji od poszczególnych wydawnictw i zaprezentowania ich na stronie www naszej Grupy. Magda z Albi (już pospotkaniowo) zaoferowała nam swoją pomoc w zaprojektowaniu formatu, w jakim te informacje mogłyby zostać krótko zaprezentowane.
Dzięki temu prowadzący kluby mogliby w szybki i przystępny sposób przyrównać swoje potrzeby do możliwości i gotowości wydawcy, być może aż po takie konkretne informacje, jak: czy i jak wydawca wspiera turnieje w swoje gry, jakie ma możliwości uczestniczyć w wydarzeniach klubu, czy może zaproponować np. gadżety związane ze swoimi tytułami, co – jak zauważył Piotr Arcimowicz ze zgorzeleckiego Koła Graczy – na pewno byłoby dobrze przyjęte przez kluby skoncentrowane na grach dla mocno zaawansowanych, nie potrzebujące zwykle wcale wsparcia w postaci bezpłatnych egzemplarzy, ale głodne zaopiekowania się nimi w inny sposób.
III
Oprócz samego komunikowania wzajemnych oczekiwań i potrzeb była w ramach spotkania okazja do dowiedzenia się czegoś więcej o sposobie funkcjonowania wydawnictw reprezentowanych przez naszych gości.
Kuba z Tactic Games opowiedział o strukturze firmy, funkcjonującej jako oddział w ramach większej całości. To z głównej siedziby Tactic Games w Finlandii przychodzą decyzje także w kwestii uwzględnienia Paczek dla Klubów w budżecie polskiego oddziału. Co jest tym bardziej dowodem na wielką uprzejmość i zaufanie wobec naszej Grupy – przede wszystkim zespołu polskiego, który jest wielkim sojusznikiem tego projektu, bo także na przyszły rok mamy już takie inicjatywy z Tactic Games zaplanowane. To wydawnictwo przeformułowało wręcz swoją politykę współpracy z klubami w Polsce w taki sposób, że z zasady udziela swojego wsparcia jedynie przez naszą Grupę i do niej odsyła kluby w odpowiedzi na kierowane do siebie prośby. Jednym z najważniejszych profitów dla Tactic Games w ramach tej współpracy jest na pewno ogromna oszczędność czasu, do tej pory poświęcanego w nadmiarze na obsługę korespondencji z klubami. A także zespół polskiego Tactica jest liczebnie skromny. Większość tych zadań, które odciągały w wydawnictwie od spraw dla niego ważniejszych, przejęliśmy w ten sposób na siebie.
Bardzo ciekawym momentem spotkania była krótka prezentacja możliwości współpracy klubów z Instytutem Pamięci Narodowej. Łukasz Pogoda przypomniał ideę uzasadniającą implementowanie gier planszowych w działalność edukacyjną IPN-u. Opowiedział o dotychczasowych formułach współpracy z partnerami instytucjonalnymi, szkołami i – w mniejszym zakresie – klubami.
Zasygnalizował, że możliwości wsparcia w odniesieniu do klubów są bardzo znaczne, a poza grami kluby mogą liczyć także na gadżety i publikacje pozyskane z innych kooperacji Instytutu. To na czym oczywiście mu by zależało, to żeby gry były rzeczywiście grane i wykorzystywane w różnego rodzaju ciekawych działaniach.
Nie będzie chyba wielką niedyskrecją, jeśli w tym miejscu wspomnę, że z Łukaszem rozmawialiśmy już wstępnie o organizacji Paczek dla Klubów z programem planszówkowym IPN-u. Na razie jednak bez rozważania szczegółów czy konkretniejszych założeń. Na pewno jednak jest w tej propozycji spory potencjał – integracyjny, edukacyjny, a także turniejowy. Sam organizowałem swego czasu turnieje w 303 dla naszych gimnazjalistów i to były bardzo udane wydarzenia.
Duży wkład w atmosferę i dorobek spotkania włożyła Dorota Mazurek. Z racji tego, że współtworzy periodyk poświęcony branży zabawkarskiej, ma szeroki ogląd na paletę wydawców planszówek, którzy do tej pory są w bardzo nikłym stopniu, czy wręcz jeszcze w ogóle nierozpoznawalni w środowisku klubów. Dorotę zaprosiłem na nasze spotkanie po bardzo konstruktywnych rozmowach na temat roli klubów i ich potencjale w budowaniu hobby na relacjach. Ze strony osoby związanej branżą to naturalnie spojrzenie przez pryzmat pojęcia “marketing relacji”. Ze strony klubów zaś budowanie na relacjach jest szansą na zachowanie autentyczności, także w obszarze uzgadniania naszych potrzeb potrzebami wydawców. Tę problematykę poruszyliśmy krótko w kontekście tego, czy i jak bardzo kluby gier planszowych powinny iść w stronę influencerstwa. Postawiłem tezę, że akcentowanie się klubu w optyce influencerskiej nie idzie w parze z naszą autentycznością. Ale to oczywiście mocno zależy od wrażliwości prowadzących. Myślę, że ten temat w przyszłości poruszymy na TeachMe poświęconemu angażowaniu się klubów w social mediach.
Wracając do tych nieznanym nam jeszcze bliżej wydawców. Dorota jako jeden z głównych problemów wymieniła trudność w dotarciu czy przebiciu się tych wydawców do klubów. To są najczęściej małe, niekiedy wręcz rodzinne firmy. Zaproponowałem, żeby szukały takiego kontaktu poprzez naszą Grupę. W razie potrzeby jesteśmy w stanie przecież zrealizować TeachMe z prezentacją gier wydawnictwa. To na pewno byłaby świetna okazja do poznania się i poszukania wspólnych celów. Możemy też zaproponować włączenie się wydawców w format Paczek dla Klubów – to byłoby względnie przyjazne dla ich budżetów i pozwoliłoby szybko sparować wydawcę z klubami najbardziej odpowiednimi ze względu na jego grupę odbiorców i oczekiwania.
Ze strony Doroty padła natomiast propozycja spotkania się przedstawicieli klubów z tymi wydawnictwami w ramach targów Kids Time, które odbędą się w Kielcach w dniach 16 – 18.II.2022 r. Wtedy większość z nich będzie na pewno obecna. Niestety targi przypadają w środku tygodnia, więc pewnie większość z nas nie będzie miała możliwości się pojawić, ale zanotowaliśmy sobie tę propozycję jako opcję. Jeśli będzie gotowość ze strony jakiejś liczby prowadzących kluby, to zapewne Dorota pomoże nas w tych targach uwzględnić.
IV
Z pomniejszych wątków, które przewijały się na spotkaniu: Zrobiliśmy krótki przegląd inicjatyw Grupy, które realizujemy lub na których będziemy się w najbliższym czasie koncentrować: Katalog i Mapę Klubów, kolejną edycję Złotego Pionka, wrześniowe Spotkajmy się, pograjmy! przy którym wydawcy mogliby się włączyć z ofertą turniejów lub/i game rallye.
Przykład naszej współpracy z Tactic Games, posłużył nam do zaprezentowania formuły Paczek dla Klubów pozostałym wydawcom.
Zasygnalizowałem też po raz pierwszy pomysł na nowe pakiety nowo-roczne. Na razie bardzo szkicowo: To miałby być projekt wspierający nowo powstające kluby, działająca na zasadzie sieciowania. Klub-kandydat do wsparcia w takiej akcji musiałby sobie znaleźć istniejący już klub Grupy, który przyjąłby rolę mentora i wspierał go doświadczeniem i organizacyjnie. Celem byłoby zapewnienie nowej inicjatywie klubowej odpowiedniej trwałości. Pierwszy rok z zapewnionymi zastrzykami narzędzi do działania w postaci gier byłby swego rodzaju fundamentem dla nauki (współ)działania.
V
Że tego rodzaju spotkanie rzeczywiście było potrzebne i realizowało potrzeby obu partnerów naszej współpracy, może świadczyć fakt, że trwało ponad 2 godziny, a te minęły nam bardzo szybko. Wiem, że niektórzy przedstawiciele klubów robili nawet pilnie notatki. Pożegnaliśmy się na pewno z dużym optymizmem wobec dalszego współdziałania i z mocnym przeświadczeniem, że taka formuła rozmawiania o wspólnych sprawach popycha wiele do przodu. Także w dłuższej perspektywie czasowej.
